林苑兰台—北京林业大学档案馆
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      学校档案管理办法  
      综合档案管理规定  
      人事档案管理规定  
      归档范围保管期限  
       档案实体分类表  
       考核评分标准  
 
 

第一章 总 则

第一条 为加强我校档案工作,进一步提高档案管理水平,实现档案业务建设各个环节的标准化和规范化,实现档案的完整保存、科学管理和有效利用,充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等法律法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指北京林业大学从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校的一项基础工作,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作必须纳入学校整体发展规划、纳入管理制度、纳入学校各级领导及有关人员的职责范围和议事日程,做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,确保档案工作与学校各方面工作的协调发展。

第四条 档案是学校不可再生的宝贵资源,学校所有单位和个人都要遵照《中华人民共和国档案法》等法律法规承担保护和移交档案的义务。任何个人和部门不得长期留存档案或拒绝归档,更不能据为己有。

第五条 我校档案工作主管校领导职责:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,审批学校档案工作规章制度;

(二)档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其它工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其它重大问题。

第二章 机构设置及人员配备

第六条 学校档案馆是负责学校档案工作的职能管理部门,是永久保存学校档案并提供利用的科学文化事业机构,是为学校提供档案信息服务的档案文献信息中心,业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查,并负责指导校内各单位立卷归档工作。其基本职责包括:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划全校档案工作;

(二)拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度,对各单位档案工作进行监督、指导和检查,履行依法治档职责;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案工作的信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放利用工作;

(七)开展全校档案工作专、兼职人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能,积极创造条件,适时申请创设爱国主义教育基地;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第七条 学校档案馆设馆长一名,根据需要可设副馆长一名。

馆长、副馆长应当具备以下条件:

(一)     热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

(二)     有组织管理能力,具备开拓创新意识和精神;

(三)     年富力强,身体健康。

第八条 学校为档案馆配备专职档案工作人员,列入学校事业编制,编制人数根据我校的档案数量和工作任务确定。

第九条 档案实行统一领导、分级管理的原则。学校档案馆对党群、行政、教学、外事、财会、出版、实物、科研、基建、设备、专利、声像、人物及人事干部档案实行统一集中管理。各单位必须明确一名负责人分管本单位的档案工作,建立健全档案管理制度,将档案工作纳入本单位工作规划及工作职责范围,并根据实际情况,配备专职或兼职档案管理人员。对于需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,如声像、财会档案设分室保管。档案分室是学校档案馆的分支机构,在档案业务上接受档案馆和业务主管部门的双重领导。

第十条 档案工作人员要遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定,采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤、社会保险待遇以及其它有关待遇。参照人事部、文化部人薪发[1994]19号和国发[1993]79号文件的规定“其津贴按工资构成的10%掌握”有关规定予以适当补助。

第三章 档案管理

  第十三条 建立档案工作的检查考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高我校档案管理水平。

  第十四条 各单位应当将纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:学校党委及所属各部、工会、共青团、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料,主要包括各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结。

(二)行政类:学校在行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,主要包括学校各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理类的文件材料。

(三)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件等材料。

  (四)科研类:主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

(五)基本建设类:主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

(六)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件,以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

(七)专利类:主要包括学校教职工职务发明的专利材料。

(八)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及出版集团出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台专家、教师、学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

(十)财会类:主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

(十一)实物类:主要包括在学校各项活动以及在学校对外交流活动中形成的具有保存价值的实物。如:党和国家领导人为学校题词、校庆礼品、纪念品、获奖证书等。

(十二)声像(照片)类:主要包括学校各项活动中形成的以及外部形成与我校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

(十三)人物类:主要是学校发展历史上学术造诣较深,在某一学科领域贡献突出,在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人物的档案,包括历任校领导、院士、资深教授、长江学者等人物在教学、科研、管理等活动中形成的反映个人情况的文件材料。

(十四)人事档案类:主要包括教职工人事档案和学生人事档案。

  归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。

第十五条 我校实行由档案材料形成部门预立卷和课题组立卷的归档制度。

(一)各单位形成的档案直接交学校档案馆;

(二)各课题组形成的档案交科技处,经科技处审定,确认归档的由科技处统一交学校档案馆。

(三)几个单位合作完成的工作或项目,由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档,协作单位保存与自己承担任务有关的档案。学校与其它单位分工协作完成的项目,交档案馆保存整套档案,其它单位在保存与自己承担任务有关的档案正本的同时,应当将复制件送交档案馆保存。

  第十六条 学校领导和工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须向本部门档案工作人员移交,任何人不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷,立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录、备考表等交本部门负责档案工作的人员检查,检查合格并由主管领导审核签字后,向档案馆移交。

第十八条 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规定和标准的要求。归档文件材料原则上要求必须是原件,具有凭证作用的文件材料必须加盖印章。

第十九条 立卷归档分工及归档时间和手续

坚持文书处理部门和科技文件材料形成部门立卷归档制度,文书处理部门要按各类档案工作规定和《北京林业大学各单位归档范围及保管期限表》的规定,将本部门的具有保存价值的文件材料完整、准确、系统的整理立卷。档案馆对接收的档案应及时进行整理、分类、编目、鉴定,保证档案信息资源的开发和利用。

(一)党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

(二)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次学年寒假前归档。

(三)科研类档案应在项目完成后二个月内归档。

(四)基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。

(五)学校举行重大活动,如召开党代会、教职工代表会、校庆等,由主要职能部门负责在活动结束后二个月内归档。

(六)随时接收上级规定应接收的档案。

(七)接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

第二十 案卷的质量要求

(一)各类案卷的质量要求,遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(二)归档的案卷必须文件材料齐全完整、分类清楚、标题简明确切,保管期限划分准确,卷内目录排列合理,备考表填写清楚,封面书写整齐,装订美观结实。

(三)管理内容的档案按标题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(四)专题性、成套性档案(含教学、科研、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规定。

(五)在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

1. 确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断;

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。

2. 对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要求执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

(六)含有图样的卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

(七)立卷形式视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

(八)卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖含有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

(九)每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加“[ ]。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出重要内容。声像材料应按规定标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

(十)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人和检查人的姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

(十一)案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部分、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

(十二)要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制,并与原件放在一起。装订需用三孔一线法,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

第二十一条 划分全宗

(一)档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

(二)学校形成的包括各门类和载体的档案,全宗名称不因学校名称变动而改变。

第二十二条 档案的分类、编号、排架

(一)档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号,有检索分类和实体分类号。档案分类编号力求统一规范,档号编制要便于手检、机检对档案的控制、利用和科学管理。

(二)检索分类是按专题性、类别、系统揭示档案内容,属大范围组织检索工具的分类,其编号按《中国档案分类法——教育档案分类表》确定。

(三)实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,对库存档案整理、编号、排架组织馆藏。

(四)档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度,按各类规定要求确定。

(五)档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

第二十三条 档案检索工具的编制

(一)案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。

(二)从实际出发逐步编制配套的检索和参考工具:档案馆指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。

第四章 档案的保管

第二十四条 档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。应加强档案库房的技术管理工作,建立健全有关规章制度,并有专人负责, 。

第二十五条 严格执行安全保密制度,档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。特殊载体和重要机密档案专柜存放。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗工作。档案保管要存放有序、查找方便。

第二十六条 档案馆应当采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十七 档案馆按照《北京林业大学文件材料归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,档案馆进行鉴定并登记造册,经有关部门核准后,报主管校长批准,按规定予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十八条 建立档案阅览室,积极提供利用,同时按照密级及重要程度履行审批手续。档案借出必须办理登记手续,限期归还。复制档案一般应由档案馆负责办理,并按规定收费。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人,违者按有关规定严肃处理。对出国进修三个月以上及离校人员要办理审批档案交接结清的手续。

第二十九条 建立档案统计、检查和利用效益登记制度,检查分析效益及存在的问题。并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第三十条 建立档案工作定期检查和考核评比制度。对档案工作成绩突出的单位和个人要给予表扬和奖励。凡因档案管理混乱而造成严重损失的要追究主管领导和当事人的责任。

第五章 档案的利用与公布

  第三十一条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其它任何组织或者个人无权公布学校档案。

  凡属下列情况之一的,不对外公布:

  (一)涉及国家秘密的;

  (二)涉及专利或者技术秘密的;

  (三)涉及个人隐私的;

  (四)档案形成单位规定限制利用的。

  第三十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

(一)境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

档案利用者在表明利用档案的目的和范围后,可在档案馆内查阅、摘录和复制属于开放范围的档案。

(二)利用者要求复制档案,由档案馆负责办理。

(三)港、澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍。

(四)馆藏档案原则上不外借,特殊情况要经学校主管领导或馆长批准,对借出档案,要按时归还。损坏或丢失档案者按《档案法》相关条款进行处理。

  第三十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

  第三十四条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。

  第三十五条 档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DAT18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

  第三十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

  档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

  第三十七条 寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

  第三十八条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十九条 档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第六章 条件保障

第四十条 学校档案工作所需经费应当列入学校预算,保证档案工作的正常开展。

第四十一条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

  存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十二条 学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,保障数字档案馆建设与数字化校园建设同步进行。

学校有计划地为档案馆配置计算机、服务器、复印、扫描、照相、录像等设备,逐步实现档案数字化管理。

第七章 奖励与处罚

  第四十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

  (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

  (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

  (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

  (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

  (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

  第四十四条 凡有下列行为之一的,应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

  (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  (三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其它违反档案法律法规的行为。

    第四十五条 学校定期召开档案工作会议,对档案工作先进单位和个人(专、兼职)给予表彰和奖励。

第八章 附 则

  第四十六条 根据本条例制定各门类档案管理办法和实施细则。

第四十七条 本办法由档案馆负责解释。

第四十八条 本办法自200931日起实行。19972月施行的《北京林业大学档案工作暂行规定》同时废止。

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