第一条 学院接收新生档案，登记档案信息。要求： 1、学院指定专人接收新生档案，并存放于固定房间，以避免材料混乱遗失。2、学院务必做好档案接收时的详细原始记录，以备日后查证。3、学院党委按照组织部要求全面核查并记录新生的党团信息。

第二条 学院对建档材料进行整理。要求：1、新生建档材料包括：入学登记表、前期学籍档案、党团员材料等。2、学院可将新生预备党员的党员材料暂存于学院党委，做转正之用，请填写《新生预备党员材料暂缓归档说明》，并由学院盖章签字确认。3、学院将新入学研究生中本校连续培养学生的信息做全面准确的统计汇总，并及时报送到档案馆。4、学院对新生未报到、退学、暂缓入学等特殊情况的新生信息进行掌握并做好记录。5、本科生建档材料按照教务处下发的《学生名册》进行排序，研究生建档材料一律按照学号顺序由小到大排序。

第三条 学院与档案馆预约查档时间。学院可通过电话62338075，或档案管理工作QQ群预约具体新生建档时间。

第四条 学院到档案馆建立新生档案。学院按照预约时间，携带所有新生档案、研究生新生连续培养信息统计表、《新生预备党员材料暂缓归档说明》到档案馆建档。建档过程中，请学院老师与档案馆工作人员一同进行现场归档，以便于建档材料的审核及各类现场问题的及时解决。

第五条 学院与档案馆双方签字确认。现场建档完成后，学院与档案馆核对全部建档信息，由档案馆填写《新生档案归档清单》反馈给学院，双方签字确认，建档工作初步完成。

第六条 学院后期补档。学院根据《新生档案归档清单》中反馈的信息，对未及时建立的新生档案和存在问题的新生档案进行催办。学院补齐相关档案材料后，到档案馆补交档案材料，新生建档工作全部完成。

新生档案建档工作流程