第一条 为提高学校各部门归档质量和工作效率，依据《北京林业大学档案管理办法》、《北京林业大学档案管理工作规定》、《北京林业大学各类档案管理暂行规定》和《北京林业大学各部门文件材料归档和保管期限表》制作本规程。

第二条 档案馆负责监督、指导和检查各部门归档工作，同时，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。

第三条 各部门兼职档案员在日常工作中需要收集和积累反映本部门重大活动、项目和会议以及本部门主要工作职能的文字、照片、电子和声像等文件材料。

第四条 各归档部门应按以下流程完成归档工作：

1.预立卷。根据档案形成的规律和立卷要求，拟定案卷标题、卷内目录，设立卷盒，把办理完毕的各类文件材料，随时分类归入卷盒内。

2.分类组卷。根据文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用考察的原则进行组卷，每卷档案不超过200页。

3. 拟写案卷标题。拟写标题要全面概况、准确地揭示卷内文件的主要内容和成分（包括责任制、内容和文种）。

4.提交档案馆审核。将拟立卷的档案提交给档案馆进行审核，档案馆检查档案的文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。

5.编写页码。审核合格后，各部门兼职档案员按案卷顺序编排页号，要求无论单面或双面，只要有书写文字，均应在每个页面编写一个页号（右上角或左上角处）。

6.录入档案管理系统。将案卷和文件的实体分类号、文号、责任者、正题名、日期、页号和全文等内容录入到档案管理系统中。

7.打印卷内目录和备考表。在档案管理系统中打印案卷的卷内目录和备考表用于组卷装订。

8.拆钉、装订成卷。将案卷中材料的金属物拆除，再用线装订，对破损的文件材料需进行修补。

9.办理归档移交手续。将完成组卷的档案案卷移交档案馆，移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份，写明案卷标题、卷内文件数量、案卷数量、移交时间，双方签字确认。

第五条 对审核后不符合要求的案卷，档案馆提出修改意见，各单位兼职档案员需进行修改后重新进行审核。

归档工作流程图