多媒体档案管理系统使用手册

多媒体系统是档案馆新上线专门针对学校发展过程中形成的电子照片、音频、视频等资料进行收集、整理和利用的线上系统。

1.多媒体系统的收集子系统地址为：http://202.204.123.181:81/。

2.档案员根据分配的系统用户名和密码可以登录该系统，登录后系统界面如下图。（目前系统已与学校统一身份认证平台对接，访问地址后会自动跳转到身份认证登录。）

3.多媒体档案的收集，如图1，使用【档案采集】模块中的【档案录入】选项，打开录入模块，依次点选【北京林业大学】--【声像-照片（件）】-【年份】-【单位】，打开本单位录入界面，然后点击【新增】按钮，打开文件信息录入界面，如图2。在此页面可以添加照片、视频等的相关信息，并上传电子文件。如果列表中没有档案员所在单位，那可以在【新增】界面（图2），【分类号】和【归档单位】处修改为本单位名称，然后保存并刷新，即可出现本单位界面。

4.添加完成后，可在本单位页面进行档案的编辑和修改。

5.所有多媒体档案录入完成后，可以使用【移交】功能进行预归档。

6.对于多媒体文件较多的单位，也可以使用【批量导入】功能，先下载excel模板，统一录入内容，然后将模板和文件统一上传。需要注意批量上传照片文件（橙黄色按钮）的时候需要保证照片名字与录入的档案题名内容一致，否则会导致上传失败。

7.【移交】完成后会有档案馆工作人员审核，无误后，将转移至【档案管理】库，根据录入时选择【密集】的程度来进行利用。密集为【公开】的可以在“利用子系统”进行公开使用。

8.多媒体利用子系统目前仅对授权用户开放，包括各单位档案员，按照用户名和密码登录后，界面如图。用户可根据名称，图像等方式进行搜索查询利用。相关内容可以申请【借阅】，经审批后可以下载或打印使用。非公开内容在图片内容上会进行限制。