北京林业大学综合档案查借阅管理细则

（试行）

第一章 总则

第一条 高校档案工作服务于学校发展，服务于师生校友，服务于社会需要。为了给利用者提供更便捷、高效的档案利用服务，科学、有效地利用档案，确保学校档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本细则。

第二条 档案利用形式有：查阅、借阅、出具证明。查阅是指在档案馆内阅读、复制、摘抄档案信息的利用过程。借阅是指将档案实体借出档案馆阅读、利用档案内容的过程。出具证明是指按照固定格式，依据档案原始记录出具证明材料的档案利用过程。

第三条 本细则所指综合档案是指我校档案馆保管的党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、出版类、财会类、基建类、声像类、实物类、人物类、专题类档案。

第二章 工作流程

第四条 校内单位查借阅本单位形成的档案，需填写《综合档案查借阅登记表》；因工作需要查借阅非本单位形成的档案，需填写《跨单位查阅综合档案审批表》，并按照程序报本单位和立卷单位负责人审批签字，并加盖单位公章。纪委、审计处因查案查阅其他单位形成的档案，可填写单独设立的《综合档案查阅登记表》后，直接到档案馆查档。借出档案的单位必须在借出之日起30个工作日内归还，如到期后还要使用，需到档案馆再次办理借阅手续。

第五条 校外单位查阅公开档案需要提供写明查阅理由的单位介绍信，档案馆根据申请理由和申请利用的档案内容提出是否提供利用的意见反馈，必要时需经学校党政办公室报主管校领导审批。校外单位查阅时，需要出示查阅人身份证、工作证原件，同时向学校档案馆提交查阅人身份证、工作证复印件，复印件上注明“查阅档案专用”字样。

第六条 个人查阅与本人相关的档案内容，需出示本人身份证、工作证等有效身份证件，如委托他人代办，代办者除出示本人有效证件外，还需向档案馆提交委托人有效身份证件复印件，复印件上注明“用于查阅本人档案”字样。

第七条 查阅学校土地证、房产证、科研档案、基建档案等重要档案资料时，需填写《重要档案查借阅批办单》，由借阅单位和审核单位负责人签字盖章、主管校领导审批签字后方可查阅。

第八条 查阅学校党委会、校长办公会会议记录，须填写《重要档案查借阅批办》，经党政办公室负责人批准，特殊情况需报请校党委书记、校长审批签字后查阅。

第九条 查阅各单位会议记录，查阅人需填写《部门会议记录查阅审批表》，由立卷单位主管负责人签字审批后，方可查阅。

第十条 校内单位查阅科研课题档案，需填写《重要档案查借阅批办单》，按重要档案查阅流程办理。课题组人员如需借阅科研档案，需填写《重要档案查借阅批办单》，分别由课题负责人、科研处主管人员审批签字，方可借阅，并应在30日内归还。

第十一条 人物档案根据档案内容及捐赠人意愿，分为公开档案或不公开档案，利用程序包括：

（一）校内单位利用

校内单位因工作需要利用公开的人物档案，需填写《综合档案查借阅登记表》；校内单位因工作需要利用不公开的人物档案，需填写《重要档案查借阅批办单》，注明档案利用内容和目的，经由捐赠人许可，由借阅单位和档案馆负责人签字批准后方可查阅。

（二）校外单位利用

校外单位凭单位介绍信或个人凭有效身份证件，可查阅人物档案公开部分。校外单位因工作需要，需求复制或拍摄人物档案公开部分，需向档案馆提出书面申请并加盖单位公章，档案馆根据申请理由和申请利用的档案内容提出是否提供利用的意见反馈，必要时经学校党政办公室报主管校领导审批。利用者应当与档案馆签署档案利用协议，仅限在协议规定范围内利用该档案，并须在利用时注明“原件为北京林业大学档案馆馆藏”等字样。

第十二条 利用档案人员应当对档案的保密、安全和完整负责，不得污损、涂改、转借和擅自拍摄、扫描、复制档案。未经档案馆同意，不得公布、传播未公开过的档案内容。借阅档案人员，必须保守档案秘密，保证档案安全，不得涂改、标记、剪裁、拆卷、抽页、调换、损坏及遗失，违者根据《中华人民共和国档案法》有关规定追究法律责任。

第十三条 因工作需要查阅特殊时期档案及重要人物档案的，必须经主管校领导批准。此类档案一律不复印、不借出。

第十四条 凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见，档案馆将维护其合法权益。所有借阅人不得擅自披露或向第三方提供。

第十五条 对调出及离休、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。

第三章 附则

第十六条 本细则由北京林业大学档案馆制定并负责解释。

第十七条 本细则自发布之日起施行，以往规定中与本细则不一致处，以本细则为准。

附件：1.重要档案查借阅批办单

借阅单位							经办人
查借阅内容及原因
借阅档案种类	土地证					房产证
	学校会议记录					党政档案
	教学档案					科研档案
	基建档案					其它档案（写明类别）
借阅单位 意见	签字并盖章： 年 月 日				审核单位意见		签字并盖章： 年 月 日
主管校 领导签字	签字： 年 月 日
借 阅 人		借阅日期		年 月 日			备注

（制表单位：档案馆）

附件：2.校内跨单位查阅综合档案审批表

查借阅单位					经办人
查借阅原因及内容
借阅单位 意见	签字并盖章： 年 月 日			立卷单位意见	签字并盖章： 年 月 日
借 阅 人		借阅日期	年 月 日		备注

（制表单位：档案馆）

附件：3.会议记录查阅审批表单

查借阅单位				经办人
查借阅内容及原因
借阅单位 意见	签字并盖章： 年 月 日
借 阅 人		借阅日期	年 月 日	备注

（制表单位：档案馆）