北京林业大学学生档案管理办法

（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理工作，提高管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，参照《北京林业大学干部人事档案管理规定》，结合我校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是人事档案的重要组成部分。

第三条 学生档案管理是指学校依法对学生档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用服务、转递等工作。

第四条 本办法适用于我校全日制普通高等教育本科生、预科生和统招的研究生。

第二章 工作职责

第五条 档案馆工作职责

（一）负责学生档案的集中保管工作；

（二）收集、整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅工作；

（四）为有关单位和个人提供学生档案查询服务；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）做好学生档案分析统计工作；

（七）负责毕业生档案转递工作；

（八）办理其他学生档案有关事项。

第六条 各学院、相关职能部门工作职责

档案馆、相关职能部门、各学院应相互配合，相互协调，保障学生档案工作的顺利开展。

（一）各学院和部门应明确学生档案工作的主管领导，保证从事档案工作人员的相对稳定；按规范要求做好学生档案材料的收集、整理和移交工作；确保归档材料的齐全、完整、真实。按照档案管理要求规范查借阅学生档案，合理利用学生档案。

（二）教务处、研究生院应在新学年开始三周内向档案馆提供新生报到录取名单。在毕业季时，向档案馆提供毕业学生名单、学位授予名单。

（三）教务处将本科成绩单、学位授予材料按学院、班级、学号整理后交至档案馆。

（四）学校招生部门发放录取通知时统一对新生档案进行调档，由各学院负责接收。学院应对接收的新生档案进行记录及初步审核和整理后，向档案馆移交归档。

（五）学工部、研工部将学生在校期间形成的奖惩材料分发至各学院，指导学院做好奖惩材料的归档工作。

（六）学工部、研工部、研究生院等部门负责本部门档案材料的收集、整理、审核、指导等工作，将档案材料分发至各学院，由各学院统一归到档案馆。

（七）各学院应在毕业生离校前将毕业生的档案材料按照班级、学号顺序进行整理、汇总和核对，并形成移交清单，在规定时间内，向档案馆办理移交。

（八）各学院负责审核应届毕业生在学校就业系统填报毕业去向和档案转递信息，档案馆根据学院审核通过后的数据负责档案处理和转递。

（九）各学院应配合做好档案政策宣传引导，增强学生档案意识，强化档随人走的观念。

第三章 归档范围和要求

第七条 学生档案的归档范围

（一）本科生阶段

学生登记表、毕业生登记表、成绩单、学位授予材料、

奖惩材料、党（团）员材料等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（二）硕士研究生阶段

硕士研究生登记表、硕士研究生录取相关材料、毕业研究生登记表、成绩单、学位授予材料、奖惩材料、党（团）员材料等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（三）博士研究生阶段

博士研究生登记表、博士研究生录取相关材料、毕业研究生登记表、成绩单、学位授予材料、奖惩材料、党（团）员材料等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第八条 学生档案的归档要求

（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。归档材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位公章或个人的署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的个人文字材料，应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料纸张应为国际标准A4型的公文用纸，材料左边应留有2—2.5厘米装订边，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水书写和复写纸书写。

第四章 保管与利用

第九条 学生档案保管工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律法规，建立登记和统计制度，切实做好防盗、防火、防水、防潮、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等工作，确保学生档案安全。

第十条 学生档案的保管

（一）档案馆对学生档案按学院、专业、班级以及学号进行分类集中管理。

（二）学生就读期间，在校集中管理的学生档案不允许调离本校。

（三）学生毕业时，应按照《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13号）文件规定及时将档案转出学校，对应转递至相关单位或专门的档案管理机构。

（四）已毕业、退学、肄业等各类学生档案，应转出而因故未转出学校的，档案馆将其作为遗留档案临时保管，不提供档案利用服务，只提供转寄服务。

第十一条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。一经发现，依法依规处理。

第五章 附 则

第十二条 本办法由档案馆负责解释。

第十三条 本办法自公布之日起施行，以往规定中与本办法不一致处，以本办法为准。