北京林业大学声像档案管理细则

（试行）

第一章 总则

第一条 为科学管理我校声像档案，充分发挥声像档案在宣传、育人等方面的作用，深入开发声像档案为学校各项工作服务，根据《高等学校档案管理办法》《录音录像档案管理规范》，并结合我校实际，制定本细则。

第二条 声像档案是指我校各单位或个人在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的以声音或影像为主要呈现方式的原始记录。

第三条 我校声像档案实行集中统一管理，以确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。

第四条 档案馆是学校声像档案的职能管理机构，负责指导各单位声像材料的形成、收集、整理、归档工作。学校各单位应积极配合档案馆做好声像档案的收集、整理、保管、归档工作。

第五条 校内形成声像材料的各部门，均为声像档案归档单位。两个以上单位共同制作的，由主办单位负责归档。

第六条 外单位制作的反映我校活动的声像材料，由学校主办该项活动的部门负责收集、整理、归档。

第七条 凡属个人行为摄录的反映学校各项活动的，有历史参考价值的声像材料，可自愿捐赠给学校归档。

第二章 归档范围及归档主责单位

第八条 声像档案的归档范围如下：

（一）人物类

1.学校历届书记、校长、著名教授以及在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片、录音、录像。（归档主责单位：党政办公室、国内合作与校友工作处、重要人物所在学院或宣传部（校史馆）等）

（二）党政活动类

1.学校召开的各类党政重要会议的照片 (带有会标的照片以及主席台、领导讲话照片各一张；代表讲话、先进集体和个人照片各一张等) 、录像、录音。（归档主责单位：会议主办单位）

2.各类庆典活动的照片、录音、录像材料。主要收集带有会标的会场照片、主席台的照片、领导或嘉宾讲话的照片(每位一张)，台下场面拍摄一张，相关的座谈会、见面会等场景 (应能反映气氛)。（归档主责单位：会议主办单位）

3.中央、省、市领导来我校考察、检查和指导工作期间活动照片、录音、录像。主要收集带有会标的会场照片、主席台的照片、领导讲话的照片(每位领导一张)，台下场面拍摄一张(应能反映会场气氛)。（归档主责单位：党政办公室、宣传部等）

4.社会知名人士来校活动以及中央、省、市和兄弟院校校领导带队的代表团来校活动的声像材料。（归档主责单位：活动主办单位、党政办公室、宣传部等）

5.国内外有影响的教授、科学家、专家等来校访问活动的声像材料。（归档主责单位：主要邀请及接待单位）

6.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。（归档主责单位：活动主办单位，党政办公室、宣传部、人事处、国内合作与校友工作处、国际交流与合作处等）

（三）教学类

1.具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、军训、课堂教学、教学实践、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。（归档主责单位：活动主办单位）

2.竞赛活动，包括校内外组织的各种教学、实验、智力竞赛等活动场面的声像材料。（归档主责单位：活动主办单位）

（四）科学技术类

1.重要学术活动，包括由我校主办、承办的各种重要的科研会议以及各项活动，本校主持召开的全国性、国际性、区域性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘、光盘等。（归档主责单位：活动主办单位，科技处等）

2.科学研究，包括重要课题研究过程中开发的各种能反映该项目主要特征或试验情况的声像材料。（归档主责单位：课题组、课题主要承担单位或科技处）

3.科研成果，包括鉴定会场面的声像材料以及研究成果样品、样机和著作等相关照片。（归档主责单位：课题组、课题主要承担单位或科技处）

（五）产品、设备类

1.生产活动，包括重要产品样品、产品生产过程、仪器设备安装、产品使用等相关的声像材料。（归档主责单位：研发课题组、课题主要承担单位、科技处或实验室管理处等）

2.有关重点学科、重点实验室建设的声像材料。（归档主责单位：实验室管理处或重点学科、重点实验室主要承建单位）

（六）外事活动类

1.重要外事活动中有保存价值的照片、录像和录音。（归档主责单位：主办活动单位，国际交流与合作处、国际学院等）

2.校领导或专家参加国内外举办的各种国际性官方或学术会议并做主旨发言的照片、录像和录音等及大会活动的情况和主要场景照片。（归档主责单位：党政办公室或专家所在学院）

（七）基本建设类

1.反映我校不同历史时期的变化发展的校景和基建的照片、录像等。包括校门、教学楼、实验室、校园等各主体建筑或景观等。（归档主责单位：宣传部、综合保障部、国有资产管理处或各学院）

2.基建项目，拍摄的声像材料应包括开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的每一个环节直至竣工验收。（归档主责单位：雄安校区规划建设指挥部、综合保障部、招投标中心或基建项目使用单位）

（八）文化、艺术、体育类

1.作品：包括本校人员及与我校有关的知名人士创作的各种具有保存价值的艺术作品和获奖作品的声像材料。（归档主责单位：宣传部、校团委、国内合作与校友工作处及或人员所在学院）

2.宣传和演出。包括校外文艺团体来校演出场面、我校承办的大型文艺汇演、比赛及各种文化娱乐活动的声像材料。（归档主责单位：校团委、活动主办单位）

3.我校组织和代表学校参加的各种展览、陈列的照片。至少每块版面拍摄一张照片。（归档主责单位：主办单位）

4.运动会，包括我校历届运动会开、闭幕式，校领导讲话，比赛场面的声像材料。（归档主责单位：体育教学部、宣传部、党政办公室、团委等）

（九）奖状、奖品类

1.在教学、科研、管理等活动中获得省级以上各种奖状、奖品、证章、证书等相关的声像材料。（归档主责单位：奖项评比牵头组织部门或各获奖单位）

第三章 归档要求

第九条 凡需归档的声像档案材料，应客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰，除调整亮度、对比度、饱和度等处理外，不能做添加、合成、挖补等修改。有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的，应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的进行收集、归档。

第十条 重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收集、归档，包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、成立的临时机构印章、证件、礼品、纪念章、场馆设计图等。

第十一条 应以通用或开放格式收集、存储并归档声像材料，照片格式统一使用JPG、TIF等格式归档，归档照片像素不小于300DPI。录音电子文件归档格式为 WAV、 MP3、AAC等，音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为 MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套 MXF格式文件。

第十二条 以件为单位整理声像材料，应保持声像材料之间的内在有机联系，按声像材料记录的工作活动时间顺序为其编号，便于利用和长期保存。

第十三条 归档的声像材料应进行必要的著录，著录字段应包括编号、时间、地点、主要人物、声像材料情况描述（名称）、格式、摄像人、制作人和备注，参见附录《声像档案整理归档表》。

第十四条 自声像材料形成起3个月内，声像档案形成部门应向档案馆移交归档，最迟不能超过声像材料形成后的次年6月。个人形成的声像材料可随时归档。

第十五条 声像材料归档原则上实行离线移交方式（光盘、U盘等介质）。归档光盘使用一次性写入光盘或蓝光光盘。归档介质应完好无损、可正常使用、安全无毒。原则上一张存储介质仅刻录同一事件或人物访谈等。光盘制作完成后，可在光盘上用记号笔标记编号，以便区分。如果多事件或人物访谈等档案材料存于同一介质，应著有目录一并存入。归档时填写《声像档案整理归档表》。

第四章 保管和利用

第十六条 在管理上，应根据声像档案载体的特殊性，将库房温湿度控制在最适合的范围内，并远离强磁场、强热源，与有害气体隔离。同时做异质异地备份。

第十七条 本校各单位、教职工可申请利用本部门归档声像材料，利用其他部门归档声像材料需经本部门和归档部门领导审批，档案馆核准。校外单位或者个人因工作需要借阅声像档案的，应持本单位的证明或者个人证件，按照《北京林业大学综合档案查借阅管理细则》等要求办理相关手续，经归档单位（部门）同意、档案馆核准后，方可借阅。特殊情况，报主管档案工作校领导审批。

第五章 责任体系

第十八条 档案馆作为高校声像档案的职能管理机构，应全面负责声像档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；应制定并执行声像档案管理制度，监督各单位声像档案的收集、整理、归档工作，确保声像档案的完整性和安全性；应积极开发声像档案信息资源，为学校的教学、科研和管理工作提供有力支持。

第十九条 档案人员是声像档案管理的专业人员，应具备扎实的档案管理知识和技能，熟悉声像档案的特点和规律。档案人员应负责声像档案的分类、编目、保管、利用等工作，确保声像档案的准确性和系统性；应定期对声像档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

第二十条 校内各教学、科研、管理等单位（部门）是声像档案的主要形成者，应根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入本单位管理制度，将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各单位的职责范围，明确专人负责，由档案员及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为己有。

第二十一条 各单位（部门）档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十二条 各单位（部门）的工作人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向本单位（部门）档案员转交，确保档案的完整性和连续性。

第二十三条 摄制人员是声像档案的主要制作者，应严格按照学校声像档案管理规定进行拍摄和制作，确保声像档案的质量符合标准。

第二十四条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向档案馆归档者，一经采用，学校将给予一定奖励。

第六章 附则

第二十五条 本细则自发布之日起施行，由档案馆负责解释。